Tips para una excelente cobertura en redes

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Hoy los eventos se viven en las redes casi con tanta intensidad como en vivo. Cuando una marca organiza un evento es fundamental que acerque lo que está sucediendo a todos sus seguidores en redes, y los a usuarios que podrían convertirse en nuevos seguidores. Lo mismo cuando un evento es externo a una marca pero podemos aportar valor a nuestros usuarios realizando la cobertura, como puede ser el Desachate o el IAB Forum para las agencias de publicidad. De nuestra experiencia transmitiendo eventos, elaboramos esta lista de tips a tener en cuenta para que una cobertura salga diez puntos.

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En la Previa

Cubrir un evento para redes sociales no es simplemente ir con un Smartphone, sacar fotos y subirlas a la fanpage. Para hacer una cobertura que realmente conecte con el usuario y lo invite a participar, es clave una buena planificación de acuerdo a la estrategia de comunicación de la marca.

Qué incluye la planificación:

1) Trazar objetivos: ¿Qué buscamos al cubrir el evento? ¿A quiénes nos dirigimos? ¿Qué metas cuantificables tenemos?

2) Programación de actividades: Un paso esencial en la parte logística es armar la grilla de horarios y actividades en función del programa del evento, definiendo los momentos que sí o sí vamos a cubrir.

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3) Canales y herramientas: Quizás no todas las redes de la marca son propicias para la transmisión del evento. Facebook funciona bien para difundir los momentos importantes; Twitter para la información más inmediata; Instagram cuando tenemos material visual atractivo. También podemos pensar en otras herramientas, como Snapchat –si queremos mostrar el detrás de escena con un tono más descontracturado- o plataformas de livestreaming como Periscope o –sobre todo- Facebook Live, que está demostrando ser muy efectiva en alcance y engagement.

4) En equipo es mejor: Para que realmente podamos cubrir todos los momentos relevantes generando contenido de calidad, es fundamental organizar un equipo y distribuir tareas. Uno que se encargue de tomar fotografías, otro de postear en la fanpage, otro de coordinar a todo el equipo.

5) Definir un Hashtag: Para que los usuarios puedan seguir todo lo referido al evento de forma ágil y participar creando sus propios contenidos, es obligatorio crear un hashtag simple y específico, y usar el mismo para todos los canales.

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6) Convocar y difundir: Si nadie sabe que puede seguir la transmisión, difícilmente tenga alcance. Crear el evento en Facebook y promocionarlo, anunciar en qué canales se transmitirá y a qué hora (sobre todo si se realiza un livestreaming) son básicos para que la cobertura tenga sus receptores. Y si hay participantes especiales (speakers en una conferencia o artistas en vivo ejemplo), siempre arrobarlos para dar llegada a través de sus seguidores. En este sentido, se puede trabajar con influenciadores que vayan a participar del evento, siempre que sean referentes en ese rubro.

7) Programar lo programable: Los posteos referidos a la agenda del evento o con información complementaria que podamos prever de antemano, conviene dejarlos programados. Así ese día solo debemos enfocarnos en postear lo que sucede en el momento.

 

En la Cancha

Agilidad, observación y proactividad son las tres aptitudes que deben estar a tope cuando hacemos la cobertura. Y actitud confiada, siempre.

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Fundamental:

8) Un contenido para cada canal: No vale postear la misma imagen con la misma descripción en Facebook, Instagram y Twitter. Cada red tiene su audiencia y su lenguaje, por lo que hay que pensar contenidos específicos para cada red, incluso cuando se esté cubriendo el mismo momento del evento.

9) Alguien en la base: Que siempre haya un compañero con un desktop que pueda responder ante cualquier eventualidad. Esa persona se encargará de revisar que todo lo publicado esté correcto y brindar posibles soluciones de diseño o búsqueda de info cuando el equipo lo necesite.

 

10) Compartiendo imágenes: La autenticidad del vivo es apreciada, pero no hay que descuidar la calidad de las imágenes. Puede ser útil contar con un editor en el celular o una herramienta para hacer collages. Y si vas a filmar, revisar antes el audio.

11) Interactuar: No alcanza con mostrar todo lo que está pasando, también hay que conectar con los que están participando virtualmente comentando nuestros contenidos o usando nuestro hashtag. Si la interacción es intensa, es buena idea que un miembro del equipo se encargue exclusivamente de esta tarea.

12) Baterías siempre cargadas: Parece algo obvio, pero si hay algo que debemos cerciorarnos es que los celulares estén 100% cargados, tanto en batería como en datos de Internet. Y llevar cargador portátil si la jornada es larga o vamos a compartir muchas imágenes (el livestreaming, por ejemplo, consume mucha energía y datos).

 
Lo que NO querrás que te pase durante una cobertura

 

En el After

 

13) Un buen resumen: Cuando pasa la adrenalina del vivo, podemos editar mejor los materiales y crear un compilado con los mejores momentos (sean fotos, videos, gráficas especiales). Eso sí, no dejar pasar mucho tiempo para que el evento no pierda relevancia.

 

14) Analizar y medir: ¿Cuánta participación se generó? ¿El hashtag fue trending topic? ¿Logramos los objetivos planteados? Aprovechemos las ventajas de la medición digital para hacer un balance de los resultados de nuestra cobertura y tomar nota de los aprendizajes para nuestros próximos eventos.

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